Semaine internationale des Archives
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La naissance des Archives départementales
La loi du 5 brumaire an V (26 octobre 1796) "ordonne la réunion dans les chefs-lieux de département de tous les titres et papiers dépendant des dépôts appartenant à la République " et entraîne, de fait, la création des Archives départementales. Il s'agit de conserver les archives de l'Ancien Régime ainsi que celles des nouvelles institutions.
« Les archives sont l'ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme ou leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou privé, dans l'exercice de leur activité » (article L. 211-1 du code du patrimoine)
Les Archives départementales de la Sarthe
Bienvenue aux Archives départementales de la Sarthe !
Le bâtiment actuel a été inauguré en 2002. La partie centrale comprend la salle de lecture et les bureaux, les ailes renferment les magasins de conservation (au nombre de 35).
Les archives peuvent être considérées comme étant la mémoire des activités humaines. Elles constituent un patrimoine historique et administratif (dimension juridique). Voici les grandes missions liées aux archives : la collecte, le classement, la conservation et la communication des documents.
Les Archives et l'informatique
Cet article du 15 juillet 1968 paru dans le Maine libre pose la question de l’utilisation d’ordinateurs dans le cadre de la conservation des archives.
Gérard Naud (1935-2010), directeur des Archives départementales de la Sarthe de 1963 à 1983 est interviewé à cette occasion. Il évoque en conclusion le rôle que l'informatique est amené à jouer dans la gestion des archives : « Nous l’avons vu, avec le temps les locaux deviennent trop étroits, les méthodes plus assez rationnelles. Il faut sans cesse pour les conservateurs chercher à améliorer l’organisation de leur établissement, car un besoin constant d’évolution se fait sentir pour répondre aux demandes d’un public parfois si exigeant. L’ordinateur, symbole du progrès, de notre monde qui se veut moderne, devra donc un jour prochain se mettre, lui aussi, au service du passé ».
Aujourd’hui, les Archives départementales de la Sarthe conservent 32 kilomètres d’archives.
L'archivage électronique
Avec l’essor des nouvelles technologies de l’information (informatique et Internet), les archives ce sont aussi des données stockées sur des serveurs.
L’archivage électronique est l’ensemble des actions, outils et méthodes mis en œuvre pour conserver à moyen et à long terme des informations numériques dans le but de les rendre accessibles et exploitables. L'archivage électronique implique d'identifier précisément les responsabilités des différents acteurs (autorité juridique, autorité d'archivage, etc.).
Voici l’illustration d’une facette du métier d’archiviste au XXIe siècle à travers l’exemple du système d’archivage électronique interdépartemental et régional en Pays de la Loire, nommé Arch e-Loire.
Un système d’archivage électronique peut être défini comme un ensemble d'infrastructures matérielles et logicielles permettant de conserver et de restituer des documents ou données électroniques sur le long terme en garantissant leur intégrité et leur lisibilité.
Pour retrouver plus de renseignements, vous pouvez consulter le site au lien suivant : https://www.saeir.fr/
L'archivage électronique
Un exemple d’archive conservée dans le système d’archivage électronique, à savoir une délibération votée par le Conseil départemental de la Sarthe le 11 juin 2018. Celle-ci a été soumise par télétransmission entièrement dématérialisée (c’est-à-dire par voie électronique) au contrôle de légalité effectué en Préfecture.
Les données archivées sont structurées selon le schéma métier d'Aide au contrôle de légalité dématérialisé (ACTES) établi par le ministère de l'Intérieur, de l'Outre-mer et des Collectivités territoriales.
Partager le patrimoine : le site internet des Archives départementales de la Sarthe
Les archives ont accompagné les évolutions de la société en termes de technologies de l’information et de la communication.
Internet permet la valorisation des documents d’archives et leur meilleure diffusion, tout en préservant les documents originaux. Pour découvrir quelques documents numérisés, vous pouvez cliquer sur le lien suivant, vers le site internet des Archives départementales : http://archives.sarthe.fr/
Actuellement 24 332 118 documents et imprimés sont consultables en ligne et 100 heures de documents sonores peuvent être écoutées.
538 101 connexions ont été effectuées sur le site internet des Archives départementales de la Sarthe en 2019 et 6 096 333 images ou pages ont été consultées.
La numérisation
La numérisation de documents d’archives allie à la fois technique de reproduction et de conservation. Elle permet la consultation en ligne de documents sans avoir à communiquer les originaux (registres paroissiaux et registres d’état civil, plans du cadastre, registres matricules militaires, listes de recensement de population, registres de formalités hypothécaires).
Pour retrouver les archives numérisées mises en ligne sur le site internet des Archives départementales de la Sarthe, vous pouvez cliquer sur le lien suivant : http://archives.sarthe.fr/r/9/archives-en-ligne-/
Le service éducatif des Archives départementales
Créé en 1965, le service éducatif est le résultat d'une coopération entre les Archives départementales de la Sarthe et l'Education nationale.
Le service éducatif a pour objectif de développer la sensibilité des élèves ainsi que leur sens de l'observation et de la critique par la découverte des archives. Il cherche à initier les élèves à une réelle démarche d'historien : de l'analyse des sources de l'Histoire à une découverte du patrimoine culturel et artistique.
Le service éducatif propose un ensemble de dossiers et d'ateliers sur des thèmes variés en utilisant les programmes scolaires, ainsi que des expositions itinérantes. Il accueille gratuitement des classes d'élèves et apporte son concours à toutes les initiatives des enseignants dans le domaine de la connaissance de l'histoire, du patrimoine culturel et artistique notamment ceux du département de la Sarthe.
Pour retrouver plus d'éléments autour du service éducatif, vous pouvez cliquer ici.
La communicabilité des archives
Toutes les archives ne sont pas immédiatement communicables. La communication s’effectue selon le respect des règles de communicabilité : délai de 120 ans pour les dossiers comportant des données médicales, 100 ans pour des informations judiciaires ou 50 ans pour des informations personnelles. Le respect de la vie privée des individus est primordial.
Voici le bordereau du versement des archives (conservées sous la cote 19 W) effectué par le tribunal de grande instance du Mans le 22 octobre 1974. Le fonds des archives produites par le tribunal de Saint-Calais est composé de plusieurs versements, arrivés aux Archives départementales à différentes époques. Ces archives ont été versées par le tribunal de Saint-Calais ou par d’autres services qui ont reçu les documents et continué l'action du tribunal de première instance après sa disparition en 1959.
Le bordereau de versement d'archives détaille les documents remis au service d'archives par un service versant et précise des éléments de contexte liés à l'entrée des archives (numéro d'entrée, date, service versant et ou producteur, cote du versement, nombre d'articles, métrage...). Il sert d'instrument de recherche en attendant le classement définitif des archives.
La restauration
Vulnérables, les documents d’archives ne sont pas destinés à l’origine à être communiqués de façon répétée. Au vu d’un tel constat, comment concilier communication et conservation ?
Conserver un registre ou une affiche à l’abri des marques du temps et de mains plus ou moins délicates apparaît comme un défi. Le document est soumis à un vieillissement inéluctable, que la restauration peut réfréner grâce à un ensemble de techniques capables de ralentir les processus de dégradation qui menacent le document et sa lisibilité.
Opération minutieuse et complexe qui nécessite l’expertise d’un professionnel, la restauration ne saurait être une trompeuse remise à neuf, un embellissement. Il ne faut en rien farder l’histoire du document ni ses vicissitudes.