Archives départementales de la Sarthe

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Procédure de dérogation

Cadre général

Des dérogations aux règles de communicabilité des archives publiques peuvent être accordées pour des documents non librement communicables (où qu’ils soient conservés, dans les dépôts d’archives ou dans les services). Leur organisation est précisée par les textes suivants :

Le Code du patrimoine article L213-3: « l’administration des archives peut autoriser la consultation des documents d’archives publiques avant l’expiration des délais prévus aux articles L.213-1 et à l'article L.213-2».
 
Décret n° 79-1038 du 3 décembre 1979, art. 2 : « Toute demande de dérogation aux règles de communicabilité des archives publiques est soumise au ministre chargé de la culture (direction des archives de France) qui statue après accord de l’autorité qui a effectué le versement ou qui assure la conservation des archives ». Dans l’hypothèse où l’accord est défavorable, celui-ci doit être motivé précisément (loi n° 17-587 du 11 juillet 1979 relative à la motivation des actes administratifs, complétée par la circulaire de la Direction des archives de France n° 98-9 du 18 décembre 1998).

La décision appartient au Directeur des Archives de France,ministère de la Culture, sur double avis consultatif du service producteur (Préfecture, tribunal, commune...) et du service détenteur (Archives départementales).

Qui peut présenter une demande de dérogation ?

Toute personne a la possibilité de déposer une demande de dérogation qui sera instruite dasn un délai de deux mois maximum.

Quel est le circuit d’instruction ?

  • Le lecteur dépose sa demande dans le service d’archives qui conserve les documents en remplissant un formulaire.
  • Le service d’archives demande ensuite l’avis du service versant.
  • Une fois obtenu, le dossier est transmis au directeur des archives de France qui prend la décision finale.

Caractères des autorisations de communication par dérogation

Les autorisations exceptionnelles de communication ont certaines caractéristiques :

Elles sont individuelles : le bénéficiaire ne peut pas charger quelqu’un d’autre de consulter les documents à sa place,

  • elles ne sont pas limitées dans le temps,
  • elles sont assorties de l’autorisation ou non de reproduction,
  • elles sont accompagnées d’un engagement de discrétion du lecteur, qui s’engage formellement « à ne publier et à ne communiquer aucune information recueillie dans les documents ... qui soit susceptible de porter atteinte à la sûreté de l’Etat, à la défense nationale ou à la vie privée des personnes ».

La Commission d’accès aux documents administratifs (CADA), créée par la loi n°78-753 du 17 juillet 1978 instituant l'accès aux documents administratifs, est depuis la loi du 12 avril 2000 une instance de recours  compétente pour émettre un avis lorsqu’elle est saisie par une personne qui rencontre des difficultés pour consulter des documents d’archives, à l’exception des minutes et répertoires des officiers publics et ministériels.

           


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